为深入贯彻落实2020年6月修订、2021年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》，进一步加强学校的档案管理工作，围绕档案工作领导责任、管理责任和执行责任的落实，完善档案工作机制，细化责任制清单，明确主要负责人和分管负责人、档案部门及工作人员、业务部门及工作人员的具体责任，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《北京物资学院档案管理办法》等有关规定，制定本责任制。
一、北京物资学院档案工作总则
1.学校在招生、教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的，具有保存价值与利用价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录和原始材料均属学校档案。
2.档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校发展历史的一项科学文化事业，它在一定程度上是衡量学校管理水平的标志。
3.学校设立档案馆，统管全校各门类、各种载体的档案。档案馆根据需要，在馆内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理和开发利用。情况特殊的单位，设立档案分室，实行分级管理。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
4.档案工作应严格实行部门立卷归档制度，做到档案工作“三纳入”、“四同步”；即将档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入学校各级领导及教学科研和管理人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
5.学校档案工作由北京物资学院院长直接领导，并委派一位校领导分管档案工作，学校档案工作由图书与信息中心（档案馆）负责实施并建立和管理专兼职档案管理员工作网络。
6.加强学校对档案工作科学管理，大力开发档案信息资源，满足学校师生和社会的需要。
二、学校档案工作的校长责任
1.带头学习和贯彻执行国家和北京市关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。
2.将档案工作纳入学校整体发展规划，研究决定档案工作重大事项，协调解决制约档案工作发展的重大问题，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
3.协调领导班子其他成员在分管领域推进档案工作，确保档案工作与本单位各项工作同步协调开展。
4.建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。
三、学校档案工作分管校领导职责
1.协助校长负责全校档案工作，对全校档案工作负直接领导责任。
2.将档案工作纳入学校整体发展规划，研究决定档案工作重大事项，协调解决制约档案工作发展的重大问题，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
3.协调领导班子其他成员在分管领域推进档案工作，确保档案工作与本单位各项工作同步协调开展。
4.建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。
四、图书与信息中心（档案馆）负责人责任
1.对本单位档案工作负直接管理责任。在学校档案工作分管校长领导下，全面负责档案馆工作，负责档案馆工作职责的全面落实。认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《北京物资学院档案管理办法》等法律法规。
2.组织制定档案工作中长期规划、年度计划。制定学校档案工作规章制度，建立健全《北京物资学院档案管理制度汇编》，负责贯彻落实。
3.推动构建档案工作组织管理体系，采取有效措施确保档案工作运转。对学校各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，确保全校档案工作的全面开展和推进。
4.审核档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表等相关材料，并抓好落实。
5.统筹推进档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用、统计、移交及信息化建设等各项工作。组织领导学校各单位的档案收集、整理、立卷、归档等工作，做到应收尽收、应归尽归。监督检查各单位档案工作开展情况。
6.负责开展专兼职档案管理人员的业务学习、培训工作。负责组织利用档案资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
7.负责组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。拓展档案服务功能，畅通服务渠道，为学校改革发展提供有效服务。
8.及时向分管领导汇报档案工作情况，并提出工作建议。
五、各职能部门负责人责任
1.对本部门归档材料真实性、完整性、系统性、准确性负责。
2.组织本部门学习档案工作法律法规、政策文件、工作要求等，将文件材料形成、归档工作纳入部门工作计划。
3.在档案馆协助下组织制订并审核本部门形成的各类文件材料的归档范围和档案保管期限表。
4.配备兼职档案人员，组织本部门完成年度归档工作，审核归档材料并签署意见。
5.协同本单位档案工作机构开展档案信息化建设以及本部门档案的开放、鉴定、销毁等相关工作。
6.组织本部门接受本单位档案工作机构及档案主管部门监督指导。
六、档案馆工作人员职责
1.遵守党和国家关于档案工作的法规及各项规章制度，贯彻执行党和国家关于保守党和国家秘密的规定，维护涉密档案的安全。
2.作为本单位档案工作直接责任人，负责管理本单位档案，并对各单位档案工作实行监督和指导，对各单位所移交档案按规定要求审查核实。
3.起草档案工作规划、计划、方案、制度等;制修订档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表等相关材料。
4.贯彻落实档案工作法律法规、政策文件、工作要求等，开展档案宣传、培训等活动，提高全员档案意识。
5.组织开展年度归档工作，对各部门归档文件材料予以审核把关，每年6月底前完成上一年度归档工作。
6.集中管理各门类、各载体档案，做好收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用、统计、移交及信息化建设等各项工作。
7.根据分工范围，负责档案的接收、整理、分类、编目、排架、保管、统计、利用等业务工作。
8.定期组织档案安全检查，确保档案实体和信息安全。负责档案的保管和保护工作，做好库房温、湿度的检查记录。最大限度地延长馆藏档案寿命。
9.积极参加档案工作研讨、培训、交流活动。积极开展档案信息资源的开发，为学校各项工作及社会利用档案史料服务。
10.按时完成档案报表的编制，统计和上报，按规定做好有关档案的鉴定、销毁工作。
11.依据有关规定向市档案馆移交档案，并办理交接手续。
七、学校各归档单位档案工作人员岗位职责
1.认真学习档案工作法律法规、政策文件、工作要求等。
2.负责本单位文件材料的积累、保管、整理和立卷归档工作，保证归档材料完整、准确、系统。在档案馆指导下制修订本部门文件材料归档范围和档案保管期限表。
3.全面收集本部门各类应归档文件材料，在规定时限内向本单位档案工作机构归档。主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，档案立卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要，按时完成归档任务。
4.积极参加档案业务学习和培训，不断提高档案工作水平。接受本单位档案工作机构及档案主管部门监督指导。
5.安全妥善保管本部门待归档文件材料，负责文件材料的安全和保密。
6.工作岗位调整时，须及时办理文件交接手续后方可办理离职离岗手续。任何人不得违反《中华人民共和国档案法》相关规定，不得存在拒绝归档或擅自鉴定销毁文件等违法行为。
八、责任追究
按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及北京市档案局等有关规定执行。
九、附则
本制度自发布之日起施行。
